Musei di stato di san marino

Il cliente

Gli Istituti Culturali di San Marino gestiscono un complesso museale composto da 10 sedi, tutte nel centro storico e distribuite in punti differenti. Ogni anno i Musei di Stato di San Marino accolgono centinaia di migliaia di visitatori, con flussi variabili e picchi stagionali.

L’esigenza

Nel 2016 la necessità iniziale era dotarsi di un sistema in grado di gestire l’emissione dei biglietti e, soprattutto, verificarne la validità all’ingresso.

Con l’aumento dell’affluenza, l’obiettivo è diventato anche ridurre le code alle casse, migliorando l’esperienza di visita.

A questo si è aggiunta, più di recente, la necessità di gestire in modo strutturato anche la pianificazione dei turni del personale, distribuito su più sedi museali.

Le soluzioni di Zeitgroup

1) Esigenza: emissione biglietti e verifica validità all’ingresso (2016)
Soluzione: Zeitgroup ha realizzato un sistema su misura con tornelli connessi in rete installati all’ingresso di ogni museo. Il tornello autorizza il passaggio solo ai biglietti effettivamente validi, consentendo un controllo immediato degli accessi e impedendo che lo stesso biglietto possa essere utilizzato più di una volta. I dati di ingresso vengono aggiornati in tempo reale sul portale, eliminando le verifiche manuali utilizzate fino a quel momento e rendendo il flusso delle visite sempre consultabile e verificando lo stato online/offline dei tornelli.

2) Esigenza: ridurre le code alle casse e migliorare l’esperienza di visita
Soluzione: Con l’aumento dell’affluenza, il progetto è stato potenziato con la dematerializzazione dei biglietti e l’introduzione della vendita online, integrata con pagamenti digitali sia per i visitatori sia per agenzie/rivenditori.  Per questi ultimi è stata creata un’area dedicata, da cui possono acquistare bundle di ingressi, biglietti singoli multiaccesso validi per più musei, oppure ticket legati a eventi specifici con un periodo di validità limitato.
In parallelo, sono state attivate tre tipologie di cassa:
- Casse automatiche,dove i visitatori possono acquistare i biglietti d’ingresso ai musei, pagare con POS e ritirare immediatamente i biglietti

- Casse touch screen con applicativo progettato su misura,installate nelle biglietterie per facilitare gli addetti nell’emissione e nella stampa dei biglietti. Il pagamento può avvenire in contanti tramite sistemi di self payment Cashmatic integrati, oppure tramite POS.

3) Esigenza: pianificare i turni del personale su più sedi museali
Soluzione: Nel 2025, gli Istituti Culturali di Stato di San Marino, ha confermato la sua fiducia nei confronti di Zeitgroup, affidandosi a noi anche per il software di Gestione Turni del personale.
Gestendo più di 50 dipendenti dislocati su 10 sedi museali, Gestione Turni semplifica la creazione, la comunicazione e l’eventuale modifica dei turni dei dipendenti.
Ora la settimana di ogni dipendente viene pianificata incrociando automaticamente eventuali assenze già approvate, con una proposta da parte del sistema di “settimane tipo” che rispettano anche le esigenze contrattuali (eventuali part-time, straordinari, ecc). Una volta pubblicati, i turni vengono inviati direttamente sullo smartphone dei dipendenti tramite notifica, così che ciascuno possa visualizzare velocemente orari, ore previste e sede di lavoro.

I musei di stato di San Marino raccontano Zeitgroup 

Intervista a Vito G. Testaj ​- Direttore Istituti Culturali Repubblica San Marino

Qual è l’esigenza iniziale che vi ha portati da Zeitgroup?
Il motivo dominante è stata la necessità di automatizzare i processi di controllo e verifica degli accessi ai Musei e Monumenti di San Marino, cercando una soluzione particolarmente interessante anche dal punto di vista della proposta commerciale.

Come valuti in generale Zeitgroup? Quali pensi che siano i punti di forza dell’azienda?
Zeitgroup lavora sempre molto bene, con soluzioni costantemente aggiornate, una proposta commerciale competitiva, un’ assistenza puntuale e la capacità di affiancare il cliente nelle scelte fondamentali per il miglior andamento gestionale.

In che cosa Zeitgroup ha maggiormente modificato la vostra gestione del lavoro?
Nella verifica e controllo automatizzato del flusso di visita, migliorandone ogni aspetto. La gestione turni l’abbiamo introdotta da poco, ma l’impatto è stato subito positivo, soprattutto per i nostri collaboratori.

Consigliereste Zeitgroup ad un altro istituto culturale?
Assolutamente sì, Zeitgroup è un partner affidabile e molto ben strutturato.

Quali obiettivi sono stati raggiunto grazie ai nostri sistemi? 

Di sicuro:

• Semplicità di gestione
• Maggiore soddisfazione dell’utenza
• Dati più leggibili e chiari
• Semplificazione nell’esportazione e trasmissione dei dati
• Elevato risparmio di tempo e, di conseguenza, economico