Software per Gestione Visite in azienda: accogli e registra i visitatori agevolmente

Lo sapevi che in Italia, il D.Lgs. 81/08 sulla sicurezza sul lavoro obbliga le aziende a tenere un registro dei visitatori?

Questo registro include generalmente i dati del visitatore come il nome, l'azienda da cui proviene o il titolo, un recapito, la persona interna con cui ha appuntamento, e le informazioni relative alla visita come data e ora di ingresso e uscita.

In settori specifici è richiesta una firma all'entrata e all'uscita, oltre alla sottoscrizione di documenti da allegare al registro della visita.

Che si tratti di fornitori, clienti, colloqui di lavoro o manutentori esterni, ogni visita dovrebbe essere registrata per motivi di sicurezza. Se non hai una reception, con il software Gestione Visite, ogni visitatore può fare il check-in in completa autonomia.

Anche in presenza di un ricevimento Gestione Visite è uno strumento utile che gestisce appuntamenti, notifiche e promemoria, e soprattutto archivia calendario e documenti allegati evitando firme su fogli svolazzanti.

Essendo un modulo sviluppato da Zeitgroup, anche Gestione Visite è perfettamente integrato a tutte le nostre soluzioni.

Come funziona il nuovo software per la Gestione Visite

Creazione della visita

Con il software per la Gestione Visite di Zeitgroup ogni utente preventivamente autorizzato - che sia la Reception, un manager o un dipendente - può creare in autonomia una visita.
In pochi minuti:

• inserisce i dati del visitatore, giorno e ora della visita, e referente interno all'azienda
• configura l'invio di mail:
  • promemoria appuntamento al visitatore
  • avviso al referente interno, al momento dell'arrivo
  • mail di ringraziamento al visitatore, al termine della visita

Il visitatore riceve, al momento della creazione della visita, una mail con il riepilogo delle informazioni.

Inizio visita

Il giorno dell'appuntamento, una volta in azienda, la visita può essere avviata dalla Reception oppure direttamente dal visitatore con un self check-in.

Nel primo caso il visitatore deve solo accettare un'eventuale informativa e firmare, mentre nel secondo caso può procedere:

• scansionando un QR Code con il proprio smartphone
• su di un tablet aziendale appositamente configurato

N.B. in presenza del tablet è possibile anche richiedere l'accettazione di informative, NDA o altre dichiarazioni, rendendo obbligatoria la firma del visitatore

Una reception virtuale: gestione visitatori con tablet aziendale

In assenza della reception e per evitare al visitatore di usare il proprio smartphone, Gestione Visite può essere usato su un qualsiasi tablet appositamente configurato; è un ottimo biglietto da visita per l'azienda, per accogliere i suoi visitatori in modo professionale e personalizzato.

Richiedi informazioni sul software Gestione Visite per accogliere i tuoi visitatori in modo attento e professionale, e per essere in regola con gli obblighi relativi alla sicurezza in azienda.

Contattaci se vuoi avere informazioni sul modulo Gestione Visite.