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Timesheet: ottimizzare i costi della tua azienda monitorando le attività dei dipendenti

Ogni azienda, che sia produttiva o di servizi, una PMI o una grande realtà, non può prescindere dal monitorare le attività, analizzare dati e ridurre i costi.

L’arrivo di sempre nuovi competitor a stravolgere il mercato con politiche di prezzo aggressive, rende necessario che l’azienda – oltre a dedicarsi allo sviluppo del prodotto - debba ottimizzare continuamente i costi e le attività delle sue risorse.
Ti sei mai chiesto come mai le marginalità sono sempre più ridotte? Perché nonostante gli ordini aumentino il bilancio non è poi così entusiasmante? O perché i tuoi competitors riescono ad avere risultati migliori dei tuoi?
Ma soprattutto ti sei mai chiesto come le tue risorse impiegano il loro tempo durante l’orario di lavoro?
Il timesheet e la gestione dei centri di costo è uno strumento tanto semplice quanto efficace per avere queste risposte.

 

Che cos’è il timesheet e a che cosa serve in azienda?

Con il termine timesheet si intende il registro, più o meno dettagliato, delle ore lavorate da una risorsa.
La rilevazione delle presenze – inteso come la ‘timbratura’ di inizio e fine della giornata lavorativa – può essere infatti arricchita di informazioni più approfondite come il tipo di attività e il cliente per cui è stata svolta.
Non dunque difficile immaginare i benefici economici e organizzativi di avere un timesheet in azienda, sia essa produttiva o di servizi.


I benefici di un timesheet per il controllo di produzione


Per una azienda con un reparto produttivo è fondamentale avere ben chiari i tempi dedicati ad ogni commessa, magari suddivisi per singolo operaio.

Anche, e soprattutto, laddove in azienda non sia presente un addetto all’analisi di tempi e metodi, per il responsabile di produzione o per la direzione è ancor più importante una visione esatta del tempo dedicato alle varie attività.

Approvvigionamento, assemblaggio, imballaggio, spedizione, in un timesheet ogni attività può essere tracciata con relativo:
  • Orario di inizio
  • Orario di fine
  • Operaio
  • Commessa o cliente

Avere reportistiche con questi dati aiuta ad individuare:
  • le linee più o meno redditizie
  • le attività da ottimizzare
  • gli operai più produttivi
  • i prodotti con maggiori o minori marginalità


Come può beneficiare di un timeshetet un’impresa di servizi?


Immaginiamo invece una società di servizi come un’impresa di pulizie o di installatori: il singolo dipendente, dopo aver timbrato l’inizio della sua giornata lavorativa, svolge i suoi interventi in mobilità fuori sede, per questo è fondamentale munirlo degli strumenti che consentano di avere una visione chiara ed esatta delle prestazioni svolte.
Quanto tempo viene dedicato alla pulizia di determinati uffici?
Quante installazioni giornaliere riesce a fare un singolo dipendente?
La raccolta di questi dati spesso avviene manualmente con il rischio di imprecisioni o dimenticanze - volontarie o meno; una raccolta sistematica e con strumenti certi annulla il rischio di errori e di malafede.

 
 
 
 

Come funziona un sistema per la gestione dei centri di costo?

Esistono sistemi più o meno complessi, più o meno dispendiosi, ed è importante che ogni azienda scelga quello giusto in base alle sue dimensioni, alle necessità e alla complessità della linea produttiva e dei suoi processi aziendali.

Detto questo, ogni sistema per gestione dei centri di costo e la generazione di timesheet si suddivide in tre fasi:
  • La registrazione del dato: l’operaio, l’installatore, l’addetto, registra l’inizio e la fine dell’attività, il tipo di operazione e il cliente per cui è stata svolta.

Per gli operai sulla linea produttiva può essere strategico un sistema di scansione di QRCode mentre per i dipendenti in mobilità è fondamentale un’app per le timbrature tramite smartphone, che rilevi non solo l’orario ma anche la posizione GPS al momento della registrazione

  • La raccolta del dato: le informazioni devono essere raccolte su di un’unica piattaforma per essere aggregati ed elaborati

Una piattaforma in cloud fa sì che le informazioni siano sempre disponibili, sempre aggiornati e sempre al sicuro

  • L’analisi del dato: il sistema deve generare report con dati rilevanti e di semplice lettura per il responsabile di reparto, alla gestione del personale, alla direzione o al direttore commerciale

I dati sono inutili se non vengono usati per effettuare scelte strategiche che portino benefici in azienda

 

Quali decisioni strategiche potrai prendere grazie al timesheet

Immaginiamo alcuni esempi di valutazioni strategiche motivate da un’analisi dei centri di costo:
  • linea produttiva: una risorsa è più veloce delle altre su una determinata attività, mentre impiega più tempo del dovuto su tutte le altre operazioni
 
  • imprese di pulizie: per un determinato cliente sono state preventivate tot ore settimanali ma dal timesheet ci rendiamo conto che il tempo necessario è superiore a quello stimato. Potremo decidere di aggiornare il preventivo su quel singolo cliente o semplicemente usare il dato per le preventivazioni future
 
  • aziende di servizi: tra vari servizi offerti dall’azienda e quotati similarmente, ce ne sono alcuni che richiedono un minor dispendio di tempo, dunque per questi la redditività sarà maggiore; il commerciale, il titolare dell’azienda o il reparto marketing promuoveranno con più impegno i servizi con maggiore marginalità.

Questi sono solo alcuni esempi delle scelte strategiche e dei vantaggi che l’analisi dei centri di costo può apportare a più reparti di una azienda e alle singole risorse.


Scopri il modulo Gestione Centri di Costo di Zeitgroup

Il modulo Gestione Centri di costo monitora le attività dei dipendenti e offre viste personalizzate incrociando intervalli di date, luoghi, clienti o una specifica attività.

Per quanto riguarda la raccolta dati si interfaccia con tutti i dispositivi di registrazione (timbratura):
  • Terminale fisso, per le timbrature in azienda
  • Smartphone, per chi lavora in mobilità rileva anche la posizione GPS per avvalorare il dipendente si trovi effettivamente dal cliente
  • Tablet o FX100, per scansionare QR Code associati alle commesse sulla linea produttiva
  • PC, per programmatori, impiegati, commercialisti o avvocati che lavorano su una postazione fissa ma vogliono distinguere pratiche o clienti a cui dedicano il loro tempo

La raccolta del dato avviene su ZGCloud, la piattaforma che racchiude tutto il mondo Zeitgroup e che raccoglie le timbrature della Rilevazione Presenze, i transiti del Controllo Accessi e gli spostamenti delle flotte aziendali con ZGSat; tutto su un’unica piattaforma in cloud che rende i dati:
  • sempre disponibili
  • sempre aggiornati
  • sempre al sicuro

Ora che hai compreso perché la tua azienda necessita di monitorare i centri di costo e il timesheet dei dipendenti, non ti resta che cercare un sistema semplice ed efficace.
Se desideri un appuntamento per una DEMO gratuita e senza impegno del nostro modulo Gestione Centri di Costo compila il form o scrivici a commerciale@zeitgroup.com.
Saremo felici di mostrarti le funzionalità che porteranno la tua azienda a fare scelte strategiche consapevoli e redditizie!
 
 
 

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