Pianificazione ferie: importantissima e…semplice!

Gli obiettivi aziendali viaggiano di pari passo con le energie e le disponibilità delle risorse umane, per questo è importante pianificare le ferie, sia per l’organizzazione che per i singoli dipendenti.

Ci sono risorse che amano pianificare con largo anticipo, altre che viaggiano solo durante le ferie collettive e altre ancora che amano improvvisare e decidere all’ultimo minuto.
La gestione delle risorse umane – lo sappiamo bene – non è una attività semplice, ma se fatta correttamente e con gli strumenti giusti può dare grandi soddisfazioni:

• Risorse più felici
• Maggiore produttività
• Risparmio di tempo e costi

L’importanza di pianificare le ferie

Le ferie sono una materia molto importante: il godimento del riposo da parte dei dipendenti è fondamentale per il loro benessere e anche per quello dell’azienda, oltre ad essere obbligatorio per non incappare in ispezioni ed eventuali sanzioni.
Non affronteremo l’aspetto giuridico poiché avrai senz’altro chiari gli obblighi del datore di lavoro, vogliamo invece sottolineare l’importanza in azienda dell’altro aspetto, quello di assicurarsi che i dipendenti fruiscano di ferie e permessi generando benefici anche per l’azienda.

Vediamo quali:

• risorse meno stressate
• meno incidenti sul lavoro e assenze per malattia
• riduzione degli errori
• clima migliore all’interno dei team
• evitare sanzioni in caso di ispezioni
• risparmiare sulla monetizzazione delle ferie in caso di risoluzione del contratto

E se le ferie diventano un problema per l’azienda?

Purtroppo ci sono ancora tante aziende che vedono le ferie dei dipendenti come un problema.
La tua azienda è una di queste?

Questa credenza è causata da disagi e inconvenienti che spesso non sono dovuti all’assenza del lavoratore, bensì dalla mancanza di organizzazione del personale e dei reparti.
Che la tua sia un’azienda produttiva o un’azienda di servizi, e qualsiasi siano le dimensioni dell’impresa, è fondamentale organizzare le ferie in modo che:

• le risorse abbiano il tempo adeguato per i passaggi di consegne
• i tuoi clienti non percepiscano le ferie delle risorse come un disagio
• una policy chiara per la richiesta ferie

Come sempre nella gestione delle risorse umane il fattore più importante è la chiarezza: per chi gestisce il personale – nelle piccole aziende, senza una figura HR, può trattarsi anche del titolare – è importante comunicare con i propri dipendenti, definire policy chiare ed egualitarie così che ogni risorsa sappia entro quali limiti muoversi ed avanzare le proprie richieste.

Innanzitutto devono essere definite fin da subito le ferie collettive, ovvero i periodi di chiusura aziendale, che generalmente corrispondono al periodo centrale di agosto e alle festività natalizie; tutti i dipendenti sapranno di conseguenza quanti e quali giorni hanno a disposizione per pianificare le loro ferie individuali.

Per la pianificazione di queste ultime è importantissimo che vengano definite delle regole più o meno precise, che generalmente variano in base a fattori come le dimensioni dell’azienda, l’intercambiabilità delle risorse, i flussi produttivi e altre variabili come anche l’andamento della richiesta in caso di forte stagionalità.

Anche per le aziende più flessibili è fondamentale che ci siano delle direttive: affidandoti solo al buonsenso dei dipendenti rischi di incorrere - anche nella totale buona fede da parte degli stessi – in alcuni dei seguenti problemi:

• un reparto sottostaffato a causa di più assenze contemporanee, e di conseguenza
• disservizi alla clientela a causa di un reparto non sufficientemente coperto
• discussioni tra colleghi che minano il clima in ufficio

Ma che cosa va definito in una policy relativa alla pianificazione delle ferie?

Policy richiesta ferie. Un esempio.

Simuliamo la redazione di una policy aziendale per la pianificazione delle ferie dei dipendenti:

• il 75% delle ferie annuali vanno pianificate entro e non oltre il mese di Febbraio, con la possibilità di effettuare variazioni in base alle necessità
• l’azienda resterà chiusa dal 21 Dicembre al 2 Gennaio e dal 10 al 16 Agosto (ferie collettive). In questo periodo ogni reparto necessita di una risorsa che copra le chiamate ricevute al numero aziendale per le urgenze. La risorsa verrà dotata della strumentazione per lavorare da remoto. È possibile proporsi per questa copertura straordinaria al proprio caporeparto
• ferie per periodi superiori alla settimana - al di fuori di quelle collettive - vanno accordate con il proprio responsabile, tenendo conto del flusso di lavoro del periodo e che la copertura del reparto sia sempre garantita.0
• laddove non si tratti di imprevisti o necessità non programmabili, è buona norma richiedere le ferie con almeno due giorni di anticipo
• laddove il periodo tra la richiesta e le ferie sia inferiore alla settimana, il responsabile di reparto è tenuto a dare una risposta tempestiva per agevolare il dipendente
• il rifiuto di una richiesta di ferie da parte di un capo reparto va sempre motivata
• nel caso in cui due risorse richiedano ferie per lo stesso periodo e non vi siano necessità inderogabili da parte di una o dell’altra, verrà data priorità alla richiesta pervenuta per prima

Come gestire le richieste di ferie?

Abbiamo visto la parte più delicata, quella della gestione delle risorse; ora vediamo insieme come semplificare il tutto lato pratico per risparmiare tempo e agevolare sia i dipendenti che il reparto adibito alla gestione delle presenze.
Essere il tuo time manager, per Zeitgroup, significa anche questo!

Modulo richieste ferie e chat di ZGMobile

Con il modulo di Gestione richieste di ZGMobile ogni dipendente può pianificare le ferie facendo richiesta direttamente da smartphone: nessuna mail, foglio excel o calendario ma un'unica piattaforma su cui tutte le risorse coinvolte possono vedere le richieste aggiornate in tempo reale e gestirle secondo le rispettive autorizzazioni.

Vediamo un esempio del processo di richiesta e autorizzazione di ferie su ZGCloud:

1. Il dipendente fa una richiesta di ferie o di permesso
2. Al responsabile arriva una notifica in app
3. La richiesta viene accettata o rifiutata dal pannello di riepilogo con tutte le richieste
4. Al dipendente arriva la notifica di accettazione o di rifiuto delle ferie
5. Nel cartellino del dipendente vengono aggiunte le ore di ferie o permesso nella colonna dei giustificativi con lo stato di autorizzazione

Non solo ferie…

Con i nostri sistemi è possibile gestire non solo le richieste di ferie dei dipendenti ma tutte le timbrature, orari e casistiche particolari legati alle presenze, oltre che generare il file per il cedolino paghe.
Se sei interessato a semplificare la richiesta e la gestione delle ferie nella tua azienda richiedi una consulenza per un sistema di rilevazione presenze oppure guarda i video che ne illustrano le principali funzionalità.

Contattaci per avere informazioni sul sistema di rilevazione presenze più adatto per la tua azienda.