Timesheet aziendale: ottimizzare i costi della tua azienda monitorando le attività dei dipendenti

L’arrivo di sempre nuovi competitor a stravolgere il mercato con politiche di prezzo aggressive, rende necessario che l’azienda – oltre a dedicarsi allo sviluppo del prodotto - debba ottimizzare continuamente i costi e le attività delle sue risorse.

Ti sei mai chiesto come mai le marginalità sono sempre più ridotte? Perché nonostante gli ordini aumentino il bilancio non è poi così entusiasmante? O perché i tuoi competitors riescono ad avere risultati migliori dei tuoi?

Ma soprattutto ti sei mai chiesto come le tue risorse impiegano il loro tempo durante l’orario di lavoro?
Il timesheet aziendale e la gestione dei centri di costo è uno strumento tanto semplice quanto efficace per avere queste risposte.

Che cos’è il timesheet aziendale e a che cosa serve in azienda?

Con il termine timesheet si intende il registro, più o meno dettagliato, delle ore lavorate da una risorsa.
La rilevazione delle presenze – inteso come la ‘timbratura’ di inizio e fine della giornata lavorativa – può essere infatti arricchita di informazioni più approfondite come il tipo di attività e il cliente per cui è stata svolta.
Non dunque difficile immaginare i benefici economici e organizzativi di avere un timesheet in azienda, sia essa produttiva o di servizi.

I benefici di un timesheet aziendale per il controllo di produzione

Per un'azienda con un reparto produttivo è fondamentale avere ben chiari i tempi dedicati a ogni commessa, suddivisi per singolo operaio. Anche laddove non sia presente un addetto all'analisi di tempi e metodi, per il responsabile di produzione è ancor più importante una visione esatta del tempo dedicato alle varie attività.
In un timesheet ogni attività può essere tracciata con:

• Orario di inizio e fine attività
• Dipendente assegnato
• Commessa o cliente di riferimento

Avere reportistiche con questi dati aiuta a individuare le linee più o meno redditizie, le attività da ottimizzare, gli operai più produttivi e i prodotti con maggiori o minori marginalità.

Come può beneficiare di un timeshetet un’impresa di servizi?

Immaginiamo invece una società di servizi come un’impresa di pulizie o di installatori: il singolo dipendente, dopo aver timbrato l’inizio della sua giornata lavorativa, svolge i suoi interventi in mobilità fuori sede, per questo è fondamentale munirlo degli strumenti che consentano di avere una visione chiara ed esatta delle prestazioni svolte.

Quanto tempo viene dedicato alla pulizia di determinati uffici?
Quante installazioni giornaliere riesce a fare un singolo dipendente?
La raccolta di questi dati spesso avviene manualmente con il rischio di imprecisioni o dimenticanze - volontarie o meno; una raccolta sistematica e con strumenti certi annulla il rischio di errori e di malafede.

Come funziona un sistema per la gestione dei centri di costo?

Esistono sistemi più o meno complessi, più o meno dispendiosi, ed è importante che ogni azienda scelga quello giusto in base alle sue dimensioni, alle necessità e alla complessità della linea produttiva e dei suoi processi aziendali.

Detto questo, ogni sistema per gestione dei centri di costo e la generazione di timesheet si suddivide in tre fasi:

Quali decisioni strategiche potrai prendere grazie al timesheet

Immaginiamo alcuni esempi di valutazioni strategiche motivate da un’analisi dei centri di costo:

• Linea produttiva: una risorsa è più veloce delle altre su una determinata attività ma impiega più tempo del dovuto su tutte le altre operazioni.
• Imprese di pulizie: per un determinato cliente sono state preventivate tot ore settimanali ma dal timesheet emerge che il tempo necessario è superiore a quello stimato.
• Aziende di servizi: tra i vari servizi offerti, alcuni richiedono un minor dispendio di tempo — la redditività sarà maggiore e il commerciale potrà promuoverli con più impegno.

Questi sono solo alcuni esempi delle scelte strategiche e dei vantaggi che l’analisi dei centri di costo può apportare a più reparti di una azienda e alle singole risorse.

Scopri il modulo Gestione Centri di Costo di Zeitgroup

Il modulo Gestione Centri di costo monitora le attività dei dipendenti e offre viste personalizzate incrociando intervalli di date, luoghi, clienti o una specifica attività.

Per quanto riguarda la raccolta dati si interfaccia con tutti i dispositivi di registrazione (timbratura):

• Terminale fisso, per le timbrature in azienda
• Smartphone, per chi lavora in mobilità rileva anche la posizione GPS per avvalorare il dipendente si trovi effettivamente dal cliente
• Tablet o FX100, per scansionare QR Code associati alle commesse sulla linea produttiva
• PC, per programmatori, impiegati, commercialisti o avvocati che lavorano su una postazione fissa ma vogliono distinguere pratiche o clienti a cui dedicano il loro tempo

La raccolta del dato avviene su ZGCloud, la piattaforma che racchiude tutto il mondo Zeitgroup e che raccoglie le timbrature della Rilevazione Presenze, i transiti del Controllo Accessi e gli spostamenti delle flotte aziendali con ZGSat; tutto su un’unica piattaforma in cloud che rende i dati:

• sempre disponibili
• sempre aggiornati
• sempre al sicuro